貸会議室にはシンポジウムを開催可能な大人数収容スペースも

貸会議室にはシンポジウムを開催可能な大人数収容スペースも

貸会議室は、不況が多くのビジネスを襲った2000年代の終わり頃から徐々に増え始め、現在は大都市を中心に全国に存在しているレンタルスペースです。

貸会議室が増加の一途をたどっていることには理由があります。不況や2011年に起こった大震災、またタイを襲った洪水により、多くの大企業が大打撃を受けました。不況の影響により倒産したり、事業を縮小したりした企業もあります。大都市中心部のビジネスタワーやオフィスビルには、空き室が目立つようになりました。

そしてこの頃から、多くの企業が大規模な経費削減に動くようになったのです。多くの企業から、応接室や会議室と言った、いつも使用されているわけではないスペースが消えていきました。

貸会議室は、大都市中心部に増えた空き室を有効利用する形で始まりました。折しも、経費削減に動き始めた企業では、会議やミーティングのためのスペース不足が課題となっていました。貸会議室は、企業のニーズにベストマッチでした。いつでも空きさえあれば使える貸会議室は、多くの企業にとって、会議室不足を解消する最高の答えだったのです。

現在、貸会議室はさまざまな形で利用されています。ビジネス利用では研修会場やセミナールームとして。また、採用試験や面接などの場としても利用が進んでいます。規模もさまざまで、小規模なミーティングから大規模な国際会議まで、貸会議室の用途は広がり続けています。そして最近、増加してきているのが国際的な学会やシンポジウムといったイベントでの利用です。

この頃は、どこへ行ってもシンポジウムやフォーラムと言った言葉を耳にします。さまざまなテーマが存在しますが、高齢化社会や環境問題など、地域に直結した問題について考える事が多いようです。







 
 

シンポジウムとは






シンポジウムという言葉の起源はラテン語で、古代ギリシャでは「饗宴(きょうえん)」を意味したそうです。現在では、観客を入れる「公開討論会」として行われることが普通で、大学教授などの研究者や研究団体、地方自治体や企業が中心となって開催することが多いようです。

はっきりとシンポジウムを定義することはかんたんではありませんが、講演会や研究発表とパネルディスカッションが組み合わさったものと考えればいいでしょう。また、ワークショップ的なものが開かれる場合もあります。

ちなみにシンポジウムでは、あるテーマに精通した大学教授などの専門家が複数招聘されることが普通です。専門家による討論を、一般の聴衆が観覧し、さらには質疑応答の時間も用意されています。シンポジウムは観覧者がいることもあって、少々エンターテインメント的な要素が加わることもありますが、イベントの流れ自体は進行役がコントロールします。セミナーなど他のイベントにも当てはまることですが、イベントの成功は、進行役の手腕次第と言ってもいいでしょう。

シンポジウムには、複数の専門家が参加しますので、それぞれの専門家がテーマに対する独自の視点を持っています。ありふれた考え方だけではなく、いろいろな角度からテーマについて考え、知ることができます。

シンポジウムは、テーマに対し、何らかの答えを必ず出さなければいけないというイベントではありません。アイデアやヒントといったものを討論の中から引き出し、将来につなげていくことが大切なイベントです。







 

貸会議室をシンポジウム会場として使う





シンポジウムというと、聴衆も参加することから、比較的大きめの箱が必要になりそうです。しかし、実際のシンポジウムの規模は、小規模のものから海外からの参加者も集まる国際的シンポジウムまでさまざまです。


貸会議室というと、何かひとつの「部屋」を想像してしまいますが、貸会議室の「部屋」の中には、面積にして2000㎡を超える巨大なスペースまであります。その他、貸会議室には大小さまざまな広さの部屋がそろっているので、シンポジウムの本会場、控え室、ランチ会場、ワークショップ会場などを同じ建物の中に設置することが可能になっています。


オーディオビジュアル機器もレンタルにて使用できるほか、国際的なシンポジウムを開催するための同時通訳システムを備えている貸会議室もあります。東京で言えば、羽田や成田といった国際空港に近い立地にある貸会議室は、国際的シンポジウムで利用価値のある会場だと言えるでしょう。








 

シンポジウムを貸会議室で開催する理由





既に触れたことも多いのですが、貸会議室がシンポジウムの開催に適している理由を考えてみましょう。

 

立地が最高


貸会議室は、その成り立ちのこともあって、大都市のターミナル駅至近という立地にあることが多く、アクセス抜群です。シンポジウムは聴衆がいてこそのイベントです。聴衆にとって分かりやすい立地に会場があることは大切なこと。貸会議室なら、ターミナル駅から徒歩数分というスペースも多くあります。
 

備品の選択肢が豊富


シンポジウムでは、マイクやプロジェクターといった機器を使用することが多くなります。通常、貸会議室には、無料で使うことの可能なテーブルや椅子のほかに、オーディオビジュアル機器をレンタルにて使用することができます。これらの機器の大半は高価な製品。自社で保有すると減価償却までに時間がかかり、無駄も多くなります。機器をレンタルすることで、コストを削減することにもつながります。
 

ケータリングサービスの利用


シンポジウムなど、大規模なイベントの際に、何かと具合が良いのがケータリングサービスです。シンポジウムでは、司会やパネリストのためのランチなどを、提携しているケータリングサービスから取ることができます。シンポジウム終了後に懇親会を開いても良いでしょう。
 

必要な時、必要なだけ使える柔軟性


貸会議室は、ある一定の時間だけスペースを貸し切ると言う形になります。通常、数時間単位で借りられるため、とても手軽に利用することができます。
 

シンポジウムに適したレイアウト


貸会議室は多目的スペースのため、特にシンポジウム専用に作られているわけではありません。しかし、部屋タイプが豊富なため、広さを選んだり、座席レイアウトを変更したりということが容易です。コーディネーターが常駐している貸会議室であれば、シンポジウムに適したレイアウトを提案してくれます。







 

シンポジウムに使える貸会議室の優れた設備





貸会議室には、テーブルや椅子が備え付けられていて、これらの備品は基本的に貸会議室の使用料に含まれています。その他、貸会議室で使える設備で、シンポジウムの際に使える設備と言えば、マイクやプロジェクター、スクリーンなどのオーディオビジュアル関連設備でしょう。これらは通常、有料でレンタルすることになります。

貸会議室の用途が広がるにつれ、通信関連のハイテクが装備されている貸会議室も増えてきました。シンポジウムはショー的な要素もあるため、ハイテクを取り入れることで、より興味をそそるイベント作りをすることもできるでしょう。

 

リモートテレビ会議


たとえば、会場に来ることのできない、離れた場所にいるパネリストに、討論に参加してもらうことが可能になります。また、現場の声をシンポジウムの会場に生で届けるといった使い方もできるでしょう。
 

同時通訳


国際会議では必須となる同時通訳の設備を備えた貸会議室もあります。今や貸会議室では、国際的な会議やシンポジウムを行うことさえ可能になっているのです。




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